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上海东海职业技术学院仪器设备采购管理办法

第一章    

一、为了建立规范的仪器设备(以下提到的“仪器设备”均含家具、软件)采购运行机制,确保仪器设备采购工作公开、公正、公平地开展,根据有关法律、法规,制定本管理办法。

二、使用学校资金购置仪器设备适用于本办法。

三、学校资产与实训室管理处是学校仪器设备采购管理的职能部门,在主管校长和学校仪器设备采购领导小组的领导下,具体负责全校仪器设备的采购管理工作。

第二章  工作职责

一、学校成立以主管校长为组长的仪器设备采购领导小组(以下简称“采购领导小组”)。成员由纪检监察、资产与实训室管理处、教务处、财务处等部门负责人组成。

主要职责:

  1. 管理和监督各类仪器设备采购活动;

 2. 组织学校仪器设备采购招标、开标工作;

3. 处理学校仪器设备采购中的投诉事项。

二、资产与实训室管理处是仪器设备采购的执行机构,负责各项仪器设备采购活动的组织与实施。

主要职责:

   1. 认真贯彻执行国家有关法律、法规和学校有关规章制度;

  2. 制定学校仪器设备采购的规章制度;

  3. 研究确定学校仪器设备采购的各项计划;

 4. 组织实施仪器设备采购活动;

 5. 收集、发布和统计仪器设备采购信息;

6. 采购合同整理归档工作;

  7. 办理学校交办的其它仪器设备的采购事务。

   使用部门应当按照采购计划确定并提供具体仪器设备的技术指标,协助资产与实训室管理处进行市场调查、推荐供货厂商,保证采购预算按计划进行。

第三章  仪器设备采购工作制度

一、仪器设备建设项目的申报

1由学校主管领导会同职能部门,组织学校各院(系)、部、处、中心在规定的时间内编制每年的预算采购计划,时间一般为上年11月中旬。编写的采购预算计划要求将品名、规格、数量、型号、用途、制造厂家,可代用或通用的仪器设备等填写清楚,以便组织论证和避免误购造成损失。

2.对临时性、随意性的申报项目,一般不予采纳。

3.对计划外的仪器设备项目(或重大项目)必须直接报主管校长,视经费和实际需求情况决定是否立项采购。

二、采购工作的领导组织机制和主要议事程序

依照学校实行董事会领导下的校长负责制的机制,董事会对学校编制的年度财务预算审议批准,作出统一安排。校长全面负责日常的采购管理工作,有关重大问题可通过校长办公会议行使审定权。

1.民主决策程序

1)凡属学校年度财务预算采购计划和重大项目的采购事项,校长办公会决定之前,要经过充分的酝酿,以及通过必要的民主程序进行论证。

2)由学校主管领导会同有关职能部门,对编制的各项预算计划以及重大项目采购进行广泛的调查研究,认真听取群众和专家意见,在充分的酝酿的基础上,进行市场调研、组织专家论证会进行深入论证,向校长办公会提交由集体讨论通过的论证报告或立项报告。

2.民主集中制议事规则

1)校长办公会审定学校年度预算采购计划和重大项目采购事项,要充分听取与会人员意见。

2)凡校长办公会议决定的事项,任何人不能以任何其它形式替代。

三、年度采购预算计划和重大项目采购审定后的实施

1.校长办公会决定的采购事项,均由校长办公会成员按照分工组织实施,明确责任部门,任何人不得擅自改变或拒绝执行。

2.分级把关核实控制采购计划和重大采购项目实施

1)凡2000元(含2000元)以下的采购由主管部门组织核实后签字执行采购。

2)凡2000元至10000元的采购计划,由主管副校长组织核实后签字执行采购。

3)凡10000元(含10000元)以上的采购计划,由校长进行核实后签字执行采购。

3.归口统一采购

1)不论何种经费、何种等级的采购,必须由资产管理部门统一采购。学校其他部门不得擅自购买,否则财务部门不予报销。

2)由于技术上的特殊原因,可在与资产管理部门协商同意后自行购买,但必须会同资产管理部门一起验收,并按各类货物的管理要求,及时办理资产登记手续,并承担售后服务维修责任,同时接受资产管理部门的指导和监督。

4.采购的基本方式

1)学校仪器设备的购置可采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购等多种方式。

2)凡是5万元以上(含5万元)的单件和批量仪器设备的采购,采用招标方式。成立由有关专家、用户代表、资产管理部门领导和学校有关部门领导组成的评标小组,按国家规定的规范程序操作,决定供货单位。

3)采用其他方式采购时,应在市场调研、多方比较的基础上,由采购工作领导小组或者资产管理部门在与申购单位讨论后予以确定。

5.采购经费的管理

    1)各类采购在确定供应商或生产厂家后,均须由主管部门代表学校与供应商签署格式合同。款项的支付应按合同的约定进行。

2)价超出原预算20%以上,职能部门应提供相关资料,按照立项程序提请复议,经复议同意才能调整预算。

3)经费的申请支付和报销按学校制定的相关制度,要求程序规范、报销及时。

第四章   仪器设备的验收

一、完善并认真执行各类采购项目的验收程序,验收完毕后,学校留有合同总额的5%作为质量保证金。保修期满,视具体情况或全额返还,或扣除部分直至全部保证金。

二、凡新添置的仪器设备(包括自制、调入、捐赠)都必须进行验收,验收合格,办理登记入帐手续。

三、验收应以合同条款或样品为依据,按有关技术标准,或产品质量标准验收。基本要求是品名、规格、型号、数量等与订购单相符,质量性能指标合格,零配件、说明书及其他技术资料齐全。如果发现破损短缺、性能指标达不到说明书要求等情况,应向供货或运输单位提出退、换或办理赔偿、补偿手续。

四、验收工作由建设单位、资产管理部门、使用单位会同(必要时)其他有关部门进行。

五、验收结果应形成书面意见,书面意见与采购合同一并归档,并认真保管。

六、对验收中发现的问题要及时处理。

第五章   仪器设备采购部门的监督管理职责

一、加强采购人员的队伍建设,提高采购人员的素质,使其明确工作制度和工作纪律,自觉遵守相关规定。

二、资产与实训室管理处领导在党风廉政责任制中直接对采购工作负责。

三、责任人应经常分析采购工作的现状和动向,经常找采购人员谈心和提醒。

四、对违反规定程序操作的行为,应视情况中止采购活动并停止支付有关款项,并追究责任人的相关责任。

五、对不宜在采购主管部门工作或不宜从事采购工作的人员应及时调离岗位。

六、接到举报和反映应及时调查,做好监督管理工作。务必使采购工作人员保持廉洁自律,顺利完成学校仪器设备采购工作。

第六章   采购工作的管理制度和有关纪律

一、采购职能部门和采购人员,在采购过程中,不管采购数量多少都应按规程办事。应与申购使用单位密切合作,向其提供尽可能详尽的商品信息和咨询服务,让他们参与从选型到定价的全过程,做到操作透明、及时沟通、提高用户的满意程度,充分发挥所购仪器设备的使用效益。

二、采购人员根据已批准的采购计划,分轻重缓急,编写采购计划。采购人员要严格执行岗位责任制,遵守国家政策法规、财经制度和市场管理规定,廉洁奉公,力争少花钱、多办事、办好事。

三、学校各级领导干部不准利用职权或职务影响违反规定,干预和插手采购工作中的招投标、竞争性谈判等确定供货商,为个人和亲友谋取私利。

四、从事采购工作职能部门负责人和采购人员不准向供应商介绍家属或亲友从事与学校采购有关的经济活动。

五、在采购中不得收取回扣和好处费。如在采购中发生“折扣”或“让利”等款项,一律用于降低采购价格或上交学校财务处。

六、不准参加可能对公正采购有影响的宴请和娱乐活动。

七、不收受供应商单位和个人的有价证券和礼品。无法拒绝的,应按学院有关规定实行登记上交。

八、不准个人决定由集体决定的采购事项,不准泄露采购招标中的标底等应该保密的内容。

第七章    

    一、本管理办法由资产与实训室管理处负责解释。

二、本管理办法自发文之日起施行。

 

 

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